Version 3.1
Senast uppdaterad: 18 augusti 2026
Nytt i version 3.1: förtydligad information om webbstatistik med Google Analytics 4 (samtycke krävs, inga personuppgifter skickas) samt ett nytt avsnitt om publika boknings- och eventflöden, där ingen cookie-banner visas och inga analys- eller marknadsföringsskript laddas.
Denna Integritetsinformation (Privacy Notice) beskriver hur MeetSync AB behandlar personuppgifter i samband med MeetSync®-plattformen ("Tjänsten").
Denna Integritetsinformation utgör inte ett personuppgiftsbiträdesavtal och reglerar inte i sig kundorganisationers instruktioner till MeetSync. När MeetSync behandlar personuppgifter för en kundorganisations räkning regleras behandlingen av tillämpligt Data Processing Agreement (DPA).
Dokumentet är ett informationsdokument, inte ett avtal. Det utgör inte ett generellt samtycke och du behöver inte godkänna det för att använda Tjänsten. Där en specifik behandling kräver samtycke inhämtas det separat.
Tjänsten riktar sig primärt till organisationer, men kan även användas av enskilda personer som registrerar sig i eget namn. Denna information gäller båda situationerna. Se Användarvillkoren för avtalsvillkor, inklusive konsumentspecifika bestämmelser.
Dokumentet versionshanteras. Varje publicerad version har ett versionsnummer, ett ikraftträdandedatum och en dokumenthash. Tidigare versioner bevaras oförändrade och kan läsas via versionsspecifik länk. Sidan kan skrivas ut eller sparas som PDF via webbläsarens utskriftsfunktion.
MeetSync AB, org.nr 559582-2825, Kungsholms Hamnplan 5A, 112 20 Stockholm, Sverige.
MeetSync AB har inte utsett något dataskyddsombud. Dataskyddsfrågor hanteras av bolagets ledning via adressen ovan.
MeetSync är personuppgiftsansvarig när MeetSync själv bestämmer ändamålen med behandlingen. Det omfattar bland annat:
När en enskild person registrerar ett konto i eget namn och inte som företrädare för en organisation är MeetSync personuppgiftsansvarig för hela användningen av Tjänsten för den personen, inklusive de möten och bokningar personen själv skapar. Rättslig grund är då fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse eller berättigat intresse enligt tabellen i avsnitt 8.
Konsumenter har därutöver de rättigheter som följer av tvingande konsumentskyddslagstiftning. Information om ångerrätt och återbetalning finns i Användarvillkoren och Återbetalningspolicyn.
MeetSync är normalt personuppgiftsbiträde för uppgifter som behandlas för en kundorganisations räkning, exempelvis:
Kundorganisationen bestämmer ändamål och rättslig grund. MeetSync behandlar uppgifterna enligt kundens dokumenterade instruktioner och DPA.
MeetSync anger därför ingen egen rättslig grund enligt artikel 6 GDPR för dessa behandlingar. Se Data Processing Agreement.
När en kundorganisation använder MeetSync för att behandla personuppgifter bestämmer organisationen normalt ändamålen och den rättsliga grunden för behandlingen. Organisationen ansvarar för att behandlingen är laglig och för att registrerade får nödvändig information. MeetSync behandlar sådana uppgifter enligt kundens instruktioner och det tillämpliga personuppgiftsbiträdesavtalet.
Kundorganisationen ansvarar särskilt för:
En extern mötesbokare (Meeting Booker) är en person som bokar möten via en organisations bokningssida eller på uppdrag av en organisation.
I det publika bokningsflödet visas organisationens namn, MeetSyncs roll som biträde samt länk till denna Integritetsinformation. Se även Integritetsinformation för publik bokning.
Denna Integritetsinformation beskriver inte varje kundorganisations egna ändamål. Kontakta organisationen som tillhandahåller bokningssidan för information om deras behandling.
För att kunna visa vilket avtal som gällde vid en viss tidpunkt behandlar MeetSync bland annat dokument-ID, dokumentversion, dokumenthash, tidpunkt för acceptans eller presentation, användare, organisation, användarroll, behörighetsintygande, den exakta kryssrutetexten eller dess hash, IP-adress, user agent, session-ID, request-ID, correlation-ID, referens till Paddle-transaktion samt notifieringshistorik.
Ändamålen är att administrera avtal, kunna bevisa vilket avtal som gällde, förebygga missbruk, efterleva lag samt fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Dessa uppgifter raderas inte nödvändigtvis samtidigt som ett användarkonto. Se avsnitt 16.
Tabellen gäller endast behandlingar där MeetSync är personuppgiftsansvarig.
| Behandling | Ändamål | Rättslig grund |
|---|---|---|
| Konto och organisationsadministration | Skapa och administrera konton, roller och organisationer | Avtal (art. 6.1 b) |
| Autentisering | Verifiera identitet och skydda inloggning | Avtal (art. 6.1 b) och berättigat intresse (art. 6.1 f) |
| Säkerhet, missbruk och bedrägeri | Upptäcka och utreda missbruk, obehörig åtkomst och bedrägeri | Berättigat intresse (art. 6.1 f) |
| Revisions- och aktivitetsloggar | Spårbarhet och ansvarsskyldighet | Berättigat intresse (art. 6.1 f) och rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) |
| Avtalsacceptans och juridisk bevisning | Visa vilket avtal som gällde | Rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) och berättigat intresse (art. 6.1 f) |
| Support, kontaktformulär och feedback | Besvara och dokumentera ärenden samt förbättra Tjänsten | Avtal (art. 6.1 b) och berättigat intresse (art. 6.1 f) |
| Abonnemangs- och faktureringsmetadata | Administrera abonnemang och uppfylla bokförings- och skattekrav | Avtal (art. 6.1 b) och rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) |
| Teknisk drift och felloggar | Driva, felsöka och säkra Tjänsten | Berättigat intresse (art. 6.1 f) |
| Nödvändiga tjänstemeddelanden | Informera om driftstörningar, säkerhet och väsentliga ändringar | Berättigat intresse (art. 6.1 f) |
| Rättsliga anspråk | Fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk | Berättigat intresse (art. 6.1 f) och rättslig förpliktelse (art. 6.1 c) |
För behandlingar där MeetSync är biträde anges ingen rättslig grund här, eftersom kundorganisationen fastställer den.
En person kan läggas till som deltagare av någon annan och kan därför förekomma i MeetSync utan att själv ha skapat ett konto.
Personuppgifter kan lämnas ut till följande kategorier av mottagare:
MeetSync anlitar underbiträden för drift av Tjänsten. MeetSync ansvarar för sina egna underbiträden enligt DPA och GDPR.
Aktuell förteckning med leverantör, roll, land, hostingregion, tredjelandsöverföring och överföringsmekanism finns i Underbiträdesförteckningen.
Vid publicering av denna version omfattar de granskade underbiträdena hosting, databas, autentisering, lagring och edge functions, applikationsplattform, transaktionell e-post samt AI-baserad översättning. Förteckningen är den styrande källan och uppdateras löpande.
När kunden eller användaren själv väljer att ansluta en extern tjänst instrueras MeetSync att överföra relevanta uppgifter till den tjänsten. Den externa leverantören kan därefter behandla uppgifterna under sina egna villkor och dataskyddsregler.
Exempel på integrationer som kunden själv aktiverar:
MeetSync ansvarar inte för den externa leverantörens självständiga behandling efter att uppgifter överförts enligt kundens eller användarens instruktion. Denna begränsning gäller endast kundstyrda tredjepartstjänster och inte MeetSyncs egna underbiträden.
OAuth eller motsvarande auktorisering används för att tekniskt ge MeetSync åtkomst till en tredjepartstjänst. Den tekniska auktoriseringen innebär inte i sig att GDPR-samtycke är den rättsliga grunden för kundorganisationens behandling.
Beställningar hanteras av MeetSyncs återförsäljare Paddle.com. Paddle är Merchant of Record för samtliga beställningar och kan vara självständigt personuppgiftsansvarig för betalning, skatt, fakturering och bedrägerikontroll.
MeetSync lagrar inte fullständiga kortuppgifter. MeetSync behandlar däremot som personuppgiftsansvarig viss abonnemangs- och transaktionsmetadata, exempelvis Paddle customer-ID, subscription-ID, transaction-ID, plan, status, förnyelsedatum, organisationsnummer, VAT-nummer, kvittoreferens och återbetalningsstatus.
Denna behandling är skild från Paddles egen självständiga behandling. Paddle är inte MeetSyncs underbiträde för all betalningsdata.
MeetSync skickar transaktionella meddelanden, exempelvis bokningsbekräftelser, inbjudningar, påminnelser och kontomeddelanden. För dessa behandlas mottagaradress, meddelandekategori, bokningsreferens, organisationsreferens, sändningstid, leveransstatus, bouncedata, feldata och leverantörens meddelande-ID.
Ändamålen är att leverera meddelanden, felsöka leveransproblem, förebygga missbruk och dokumentera kommunikation. MeetSync använder inte öppnings- eller klickspårning i transaktionella meddelanden.
Om en organisation aktiverar meddelanden via SMS eller WhatsApp behandlas telefonnummer, kanal, meddelandeinnehåll, bokningsreferens, leveransstatus samt opt-in och opt-out. Sådana meddelanden kan levereras via kommunikationsleverantör och teleoperatörer, vilket kan innebära internationella dataflöden. Eventuell opt-in för WhatsApp är separat, aldrig förkryssad, versionsloggas, kan återkallas och omfattar inte marknadsföring.
Vid support-, kontakt- och feedbackärenden behandlas namn, e-postadress, organisation, meddelandetext, teknisk kontext, den sida i Tjänsten där ärendet skickades, eventuella bilagor, supportreferens och leveransstatus.
Användare bör inte skicka lösenord, autentiseringstokens, betalkortsuppgifter eller känsliga personuppgifter via support- eller feedbackfält om detta inte uttryckligen efterfrågas genom en säker kanal.
MeetSync eftersträvar europeiska hostingregioner. Produktionsdatabasen och tillhörande tjänster driftas i en europeisk region.
Vissa leverantörer, deras koncernbolag eller vidare underbiträden kan behandla uppgifter eller ha åtkomst till dem utanför EU/EES. Internationella överföringar kan därför förekomma även genom MeetSyncs egna leverantörer. Kundstyrda integrationer kan innebära ytterligare internationella överföringar som styrs av respektive leverantörs villkor.
När uppgifter överförs till tredjeland sker det med stöd av en tillämplig mekanism, exempelvis adekvansbeslut, EU–US Data Privacy Framework för certifierade mottagare, EU:s standardavtalsklausuler 2021/914, bindande företagsbestämmelser eller annan laglig mekanism.
Vilken mekanism som gäller för respektive leverantör framgår av Underbiträdesförteckningen, som visar leverantör, roll, land, hostingregion, tredjelandsöverföring och överföringsmekanism.
Personuppgifter bevaras endast så länge de behövs för det aktuella ändamålet, enligt kundens instruktioner, tillämpliga avtal, rättsliga skyldigheter, dokumenterade säkerhetsbehov och behov av att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
MeetSync upprätthåller en central retentionmodell per datakategori. Följande tider är verifierade i den tekniska implementationen vid tidpunkten för denna version:
| Kategori | Lagringstid |
|---|---|
| E-postloggar | 90 dagar, automatisk rensning |
| Driftshistorik för schemalagda jobb | 30 dagar, automatisk rensning |
| Kontodata efter avslutat abonnemang | 90 dagar i låst läge innan radering |
| Revisionsloggar | Ingen automatisk radering; bevaras för ansvarsskyldighet och rättsliga anspråk |
| Juridiska acceptanser och bevisning | Ingen automatisk radering; bevaras för rättsliga anspråk |
För övriga kategorier – bland annat bokningsdata, mötesförfrågningar, kalenderdata, CRM-synk, autentiseringsloggar, integrationsloggar, säkerhetsincidenter, support, feedback, kontaktformulär, Paddle-data, SMS-loggar och rättighetsbegäranden – styrs lagringstiden av kundens instruktioner, avtal och den allmänna principen ovan. Dessa kategorier granskas löpande i retentionregistret och kompletteras med exakta tider först när de är tekniskt verifierade.
Radering av ett användarkonto innebär inte automatiskt att alla uppgifter raderas om MeetSync fortfarande har en dokumenterad rättslig, säkerhetsmässig eller avtalsmässig grund att bevara dem.
Raderade uppgifter kan finnas kvar en begränsad tid i säkerhetskopior. Säkerhetskopior används inte som ett normalt aktivt system utan endast för återställning vid fel eller incident, och skrivs över enligt hostingleverantörens dokumenterade backupcykel.
MeetSync använder tekniska och organisatoriska åtgärder som är avsedda att ge en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till behandlingens risker.
Åtgärderna kan, beroende på system och behandling, omfatta:
Åtgärdernas status följs upp i MeetSyncs interna kontrollregister. Åtgärder som ännu inte är fullt införda beskrivs inte här som befintliga. Ingen säkerhetsåtgärd kan garantera fullständigt skydd.
Incidenter dokumenteras och riskbedöms. Anmälan görs till behörig tillsynsmyndighet när GDPR kräver det, när så är möjligt inom 72 timmar från det att MeetSync fått vetskap om incidenten. Registrerade informeras när incidenten sannolikt leder till hög risk för deras rättigheter och friheter och GDPR kräver information.
MeetSync underrättar den berörda kundorganisationen utan onödigt dröjsmål efter att MeetSync fått vetskap om en personuppgiftsincident som påverkar kundens personuppgifter.
Kundorganisationen ansvarar normalt för beslut om anmälan till tillsynsmyndighet och om kommunikation till registrerade. MeetSync bistår organisationen enligt DPA med lämpliga och proportionerliga åtgärder.
Du kan ha rätt att begära tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet samt att invända mot behandling. Du kan även återkalla ett samtycke som du lämnat, utan att det påverkar lagligheten av behandling före återkallelsen.
Vi hanterar begäranden utan onödigt dröjsmål och normalt senast inom en månad från mottagandet. När GDPR tillåter det kan tidsfristen förlängas med ytterligare två månader med hänsyn till begärans komplexitet och antal.
Begäranden skickas till privacy@meetsync.nu.
Om en begäran gäller personuppgifter som MeetSync behandlar för en kundorganisations räkning kommer MeetSync normalt att hänvisa eller vidarebefordra begäran till den personuppgiftsansvariga organisationen och bistå organisationen enligt DPA.
MeetSync fattar inte egna beslut om radering eller utlämnande av kunddata utanför kundens dokumenterade instruktioner.
Vissa tekniker är strikt nödvändiga för autentisering, säkerhet eller funktioner som användaren uttryckligen begärt. Andra tekniker används endast efter samtycke när samtycke krävs.
MeetSync för ett register över de cookies och liknande lagringstekniker som används, inklusive ändamål, kategori, lagringstid och leverantör. Detaljerad information finns i Cookieinformationen, där inställningar också kan ändras.
MeetSync® använder Google Analytics 4 (GA4) på den publika marknadswebben för att förstå hur sidorna används och förbättra innehåll och prestanda. GA4 aktiveras först när du valt att tillåta statistik i vår cookielösning. Före ett sådant val står Googles consent-signaler analytics_storage, ad_storage, ad_user_data och ad_personalization på "denied" och inga analyscookies sätts.
De uppgifter som behandlas är tekniska och beteendemässiga uppgifter om besöket, till exempel sidadress, hänvisande sida, språk, ungefärlig geografisk plats på ort-/landsnivå, enhets- och webbläsartyp samt interaktioner som klick på knappar. MeetSync® skickar aldrig namn, e-postadress, kalendernamn, mötestitlar eller formulärsvar till GA4. Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt val via Cookieinställningar.
Google agerar som personuppgiftsbiträde för mätningen. Uppgifter kan behandlas utanför EU/EES; överföringsmekanism och exakt lagringstid i GA4-kontot anges i vår underbiträdesförteckning och verifieras löpande mot Googles avtalsvillkor.
När en extern person använder en publik bokningslänk, svarar på en mötesförfrågan, anmäler sig till ett event eller bokar om/avbokar behandlar MeetSync® de uppgifter som lämnas – till exempel namn, e-postadress, företag, önskad tid och svar i bokningsformuläret – för att genomföra och administrera den begärda bokningen. Behandlingen sker på uppdrag av den kundorganisation som äger bokningslänken; kundorganisationen är personuppgiftsansvarig och MeetSync® är personuppgiftsbiträde.
Bokningen kräver inte att du godkänner statistik- eller marknadsföringscookies, och integritetsinformationen är inte ett avtal du godkänner genom att boka. I dessa flöden visas ingen cookie-banner och inga analys- eller marknadsföringsskript laddas.
MeetSync använder automatiserad logik för att beräkna tillgängliga tider, validera bokningar och föreslå eller välja tider enligt användarnas konfiguration. Denna funktion är avsedd för schemaläggning och är inte avsedd att fatta beslut som har rättsliga följder eller på liknande sätt väsentligt påverkar en person i den mening som avses i artikel 22 GDPR.
Vissa flöden kan, enligt organisationens egen konfiguration, bekräfta en tid automatiskt när villkoren för ett möte är uppfyllda. Sådana bokningar kan ändras eller avbokas av behöriga användare.
MeetSync är primärt en tjänst för yrkesmässig mötesbokning och riktar sig inte till barn. Kundorganisationer ska inte använda Tjänsten för att systematiskt behandla barns personuppgifter utan särskilt avtal och lämplig rättslig grund.
Tjänsten är inte avsedd för att användare i fria textfält matar in följande utan särskilt avtal:
MeetSync kan behandla och bevara relevanta personuppgifter när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, utreda misstänkt missbruk eller bedrägeri samt uppfylla bindande krav från domstol eller myndighet.
Detta omfattar exempelvis tvister, avtalsbrott, myndighetskrav, bedrägeri, chargebacks, säkerhetsutredningar och missbruk. Sådana uppgifter kan bevaras längre än den normala lagringstiden så länge behovet kvarstår.
Vid en möjlig eller faktisk företagsöverlåtelse, finansiering, fusion eller omstrukturering kan relevanta personuppgifter lämnas till rådgivare och potentiella eller faktiska motparter när detta är nödvändigt och sker under lämpliga sekretess- och dataskyddsåtgärder.
Detta kan omfatta investering, due diligence, fusion, omstrukturering samt försäljning av verksamhet eller tillgångar.
MeetSync kan uppdatera Privacy Notice när behandlingen, Tjänsten eller lagstiftningen förändras. Vid väsentliga förändringar informerar MeetSync på lämpligt sätt via Tjänsten, e-post eller annan lämplig kanal.
Om en faktisk ny behandling kräver samtycke inhämtas ett separat samtycke. Presentation och notifiering av en ny version loggas med version, dokumenthash, kanal och tidpunkt, och utgör inte bevis för samtycke.
Tidigare versioner arkiveras oförändrade och kan efterfrågas via privacy@meetsync.nu.
Om du anser att MeetSync behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsreglerna kan du lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy@imy.se. Du kan även vända dig till tillsynsmyndigheten i det EU-land där du har din hemvist.
MeetSync AB, Kungsholms Hamnplan 5A, 112 20 Stockholm, Sverige. Dataskyddsfrågor: privacy@meetsync.nu. Allmän kontakt: info@meetsync.nu.
Relaterade dokument: Användarvillkor, Data Processing Agreement och TOM-bilaga, Underbiträdesförteckning, Cookieinformation och Återbetalningspolicy.