Ankieta grupowa, która sama umawia spotkanie
Gdy wiele osób ma znaleźć wspólny termin, link do rezerwacji już nie wystarcza. Wyślij zapytanie o termin z kilkoma propozycjami – uczestnicy odpowiadają, a spotkanie potwierdza się automatycznie.
Co daje głosowanie grupowe, czego nie zapewni link do rezerwacji
Link do rezerwacji sprawdza się, gdy jedna osoba rezerwuje termin u drugiej. Gdy spotkać ma się pięć osób z dwóch organizacji, ktoś musi zestawić wszystkie kalendarze. Głosowanie grupowe odwraca ten proces: proponujesz kilka terminów, a uczestnicy zaznaczają te, które im pasują.
W MeetSync® dostępność uczestników wewnętrznych pochodzi z ich podłączonych kalendarzy, więc propozycje od początku opierają się na realnych lukach. Osoby zewnętrzne odpowiadają przez link w e-mailu, bez zakładania konta, a Ty widzisz odpowiedzi na bieżąco.
Gdy zbierze się wystarczająco dużo odpowiedzi, automatycznie potwierdzany jest najwcześniejszy termin pasujący wszystkim wymaganym uczestnikom. Zaproszenie kalendarzowe zostaje wysłane, link do wideospotkania utworzony, a pozostałe propozycje zwolnione – bez ręcznego zliczania.
Co odróżnia to rozwiązanie
Odpowiedzi wewnętrzne pobierane z kalendarza
Dostępność współpracowników może być wyliczana automatycznie, więc odpowiadać muszą tylko osoby zewnętrzne.
Osoby zewnętrzne odpowiadają bez konta
Uczestnicy spoza organizacji odpowiadają za pomocą linku w mailu.
Automatyczne potwierdzenie
Gdy pojawią się wszystkie potrzebne odpowiedzi, rezerwowany jest najwcześniejszy wspólny termin i wysyłane jest zaproszenie.
Terminy wstępne
Proponowane terminy mogą być trzymane jako rezerwacja wstępna w kalendarzu do czasu potwierdzenia spotkania.
Jak to działa
- 1
Wybierz uczestników
Dodaj współpracowników, grupy i zewnętrzne adresy e-mail.
- 2
Zaproponuj terminy
System proponuje terminy, w których wolni są uczestnicy wewnętrzni; możesz je dowolnie zmieniać.
- 3
Niech odpowiedzi zadecydują
Uczestnicy odpowiadają, Ty widzisz sytuację na bieżąco, a spotkanie potwierdza się, gdy terminy się pokrywają.
Kiedy głosowanie grupowe jest właściwym narzędziem
Spotkania między organizacjami
Spotkania zakupowe, komitety sterujące i przeglądy z dostawcami, gdzie uczestnicy pracują w różnych systemach i nie widzą swoich kalendarzy.
Spotkania wewnętrzne z wieloma osobami
Gdy potrzebny jest cały zespół projektowy, dostępność współpracowników liczona jest automatycznie; odpowiadają tylko osoby bez podłączonego kalendarza.
Spotkania z uczestnikami opcjonalnymi
Zaznacz, kto jest wymagany, a kto opcjonalny. Spotkanie można potwierdzić, gdy mogą osoby wymagane, nawet jeśli uczestnik opcjonalny jest zajęty.
Najczęstsze pytania
- Co się dzieje, jeśli żaden termin nie pasuje wszystkim?
- Możesz dodać nowe propozycje albo potwierdzić termin ręcznie z osobami, które mogą.
- Czy uczestnik może zaproponować inny termin?
- Tak. Propozycja nowego terminu jest rejestrowana i może zostać zaakceptowana, po czym zaproszenie zostaje zaktualizowane.
- Czy wysyłane są przypomnienia?
- Tak. Uczestnicy, którzy jeszcze nie odpowiedzieli, mogą otrzymać automatyczne przypomnienie.
- Czy uczestnik może zaproponować własny termin?
- Tak. Uczestnik może zaproponować inną godzinę, a po jej zaakceptowaniu spotkanie zostaje przełożone i wszyscy dostają zaktualizowane zaproszenie kalendarzowe.
- Czy proponowane terminy są blokowane podczas głosowania?
- Proponowane terminy mogą być trzymane w kalendarzu jako wpisy wstępne, aby nikt nie zajął godziny, która za chwilę zostanie potwierdzona.
- W jakim języku wysyłana jest prośba?
- Język wybierasz przy tworzeniu prośby o spotkanie i możesz go zmienić, dopóki głosowanie jest otwarte. Wiadomości i zaproszenie kalendarzowe idą za tym wyborem.
Przestań gonić za terminami
Załóż konto i wyślij swoje pierwsze zapytanie o termin.