Szablony spotkań, które planujesz w kółko
Różne firmy. Różne kalendarze. Jedno spotkanie.
Spotkania startowe, przeglądy kwartalne i rozmowy rekrutacyjne wyglądają za każdym razem tak samo. Dzięki szablonom organizacja zapisuje układ raz – uczestników, czas trwania, przypomnienia i ewentualną serię – a każdy z uprawnieniem może z niego startować.
Dlaczego szablony oszczędzają czas
Większość organizacji planuje ten sam typ spotkania w kółko: start z klientem, cotygodniowy status, rozmowa rekrutacyjna, przegląd kwartalny. Za każdym razem wpisywane są te same dane, a w czasie trwania, uczestnikach i przypomnieniach pojawiają się drobne różnice.
Szablon ustala układ raz. Właściciel lub współwłaściciel zapisuje typ spotkania z właściwym czasem trwania, uczestnikami, przypomnieniami i ewentualną serią oraz przypisuje go do własnej kategorii. Istniejące spotkanie można zapisać jako szablon i wcześniej je zmodyfikować.
Przy planowaniu otwiera się zwykły kreator z wypełnionymi polami. Nic nie jest zablokowane: uczestników, godzinę i teksty można zmienić przed wysłaniem. Efektem są spójne spotkania bez utraty elastyczności.
Co może zawierać szablon
Gotowe ustawienia spotkania
Tytuł, opis, czas trwania, miejsce lub spotkanie wideo oraz przypomnienia zapisane w szablonie.
Uczestnicy są opcjonalni
Szablon może zawierać uczestników wewnętrznych i gości zewnętrznych – albo pozostać pusty i zostać uzupełniony przy rezerwacji.
Cykliczność w zestawie
Szablon może zawierać gotową serię, wraz z interwałem i warunkiem zakończenia.
Kategorie, aktywny lub wyłączony
Organizacja tworzy własne kategorie i może wyłączyć szablon bez usuwania go.
Jak to działa
- 1
Utwórz szablon
Właściciele i współwłaściciele tworzą szablony w administracji albo zapisują istniejące spotkanie jako szablon i edytują je wcześniej.
- 2
Wybierz szablon przy rezerwacji
Gdy istnieją aktywne szablony, po kliknięciu Zaplanuj spotkanie wybierasz Z szablonu albo Całkiem nowe.
- 3
Dostosuj i wyślij
Szablon wypełnia kreator. Wszystkie pola, terminy i uczestników można zmienić przed wysłaniem.
Typowe szablony
Start z nowym klientem
Stały czas trwania, opiekun klienta i technik jako uczestnicy oraz przypomnienie dzień wcześniej.
Rozmowa rekrutacyjna
Ten sam układ dla każdego kandydata, z właściwymi rekruterami i kandydatem jako uczestnikiem zewnętrznym.
Przegląd kwartalny
Szablon z gotową serią kwartalną, aby zaplanować cały rok w jednym kroku.
Najczęstsze pytania
- Czym jest szablon spotkania w MeetSync®?
- To zapisany układ spotkania z gotowymi ustawieniami – tytułem, czasem trwania, przypomnieniami, uczestnikami i ewentualną serią – używany jako punkt wyjścia przy planowaniu nowego spotkania.
- Kto może tworzyć i zmieniać szablony?
- Właściciel i współwłaściciele organizacji tworzą, aktualizują, wyłączają i usuwają szablony. Każdy z prawem tworzenia spotkań może planować z aktywnego szablonu.
- Czy szablon musi zawierać uczestników i terminy?
- Nie. Są opcjonalne. Możesz zapisać układ bez uczestników i wybrać ich dopiero przy planowaniu.
- Czy po wyborze szablonu mogę coś zmienić?
- Tak. Szablon otwiera ten sam kreator co zwykłe spotkanie i wszystko można zmienić przed wysłaniem zaproszenia.
- Czy szablon może zawierać spotkanie cykliczne?
- Tak. Szablon może zawierać całą serię, wraz z interwałem, warunkiem zakończenia i przerwami.
- Czy możemy uporządkować szablony?
- Tak. Organizacja tworzy własne kategorie i może wyłączyć szablony, które nie powinny być już dostępne, bez utraty historii.
Zaplanuj standardowe spotkanie w kilka sekund
Załóż konto, zapisz najczęstsze spotkania jako szablony i pozwól zespołowi z nich korzystać.