Vorlagen für Meetings, die Sie immer wieder buchen
Verschiedene Unternehmen. Verschiedene Kalender. Ein Meeting.
Kick-off-Meetings, Quartalsgespräche und Interviews sehen jedes Mal gleich aus. Mit Besprechungsvorlagen speichert die Organisation den Aufbau einmal – Teilnehmende, Dauer, Erinnerungen und eine mögliche Serie – und alle mit Buchungsrecht starten daraus.
Warum Besprechungsvorlagen Zeit sparen
Die meisten Organisationen buchen denselben Meetingtyp immer wieder: Onboarding neuer Kundinnen und Kunden, die Wochenabstimmung, ein Interview, das Quartalsgespräch. Jedes Mal werden dieselben Angaben neu eingetragen, und kleine Unterschiede schleichen sich ein.
Eine Vorlage legt den Aufbau einmal fest. Eigentümer oder Miteigentümer speichern den Meetingtyp mit passender Dauer, Teilnehmenden, Erinnerungen und optionaler Serie und ordnen ihn einer eigenen Kategorie zu. Ein bestehendes Meeting lässt sich als Vorlage speichern und vorher bearbeiten.
Beim Buchen öffnet sich der gewohnte Assistent mit allen Vorbelegungen. Nichts ist fixiert: Teilnehmende, Zeit und Texte lassen sich vor dem Versand ändern. So entstehen einheitliche Meetings ohne Verlust an Flexibilität.
Was eine Vorlage enthalten kann
Fertige Meetingeinstellungen
Titel, Beschreibung, Dauer, Ort oder Videomeeting und Erinnerungen werden in der Vorlage gespeichert.
Teilnehmende sind optional
Eine Vorlage kann interne Teilnehmende und externe Gäste enthalten – oder leer bleiben und erst bei der Buchung gefüllt werden.
Serien inklusive
Eine Vorlage kann eine komplette Meetingserie enthalten, sodass Intervall und Endbedingung mitkommen.
Kategorien, aktiv oder deaktiviert
Die Organisation legt eigene Kategorien an und kann Vorlagen deaktivieren, ohne sie zu löschen.
So funktioniert es
- 1
Vorlage erstellen
Eigentümer und Miteigentümer erstellen Vorlagen in der Verwaltung oder speichern ein bestehendes Meeting als Vorlage und bearbeiten es vorher.
- 2
Vorlage beim Buchen wählen
Gibt es aktive Vorlagen, wählen Sie beim Klick auf Meeting buchen zwischen Aus Vorlage und Ganz neu.
- 3
Anpassen und senden
Die Vorlage füllt den Assistenten. Alle Felder, Zeiten und Teilnehmenden lassen sich vor dem Versand ändern.
Typische Vorlagen
Kick-off mit Neukunden
Feste Dauer, Kundenverantwortliche und Technik als Teilnehmende und eine Erinnerung am Vortag.
Interview im Recruiting
Derselbe Aufbau für jede Kandidatin und jeden Kandidaten, mit den richtigen Interviewenden und der Person als externem Gast.
Quartalsabstimmung
Eine Vorlage mit fertiger Quartalsserie, damit alle Termine des Jahres in einem Schritt gebucht sind.
Häufige Fragen
- Was ist eine Besprechungsvorlage in MeetSync®?
- Eine Besprechungsvorlage ist ein gespeicherter Meetingaufbau mit vorbelegten Einstellungen – Titel, Dauer, Erinnerungen, Teilnehmende und eine mögliche Serie – als Ausgangspunkt für neue Buchungen.
- Wer darf Vorlagen erstellen und ändern?
- Eigentümer und Miteigentümer der Organisation erstellen, aktualisieren, deaktivieren und löschen Vorlagen. Alle mit Recht zum Anlegen von Meetings können aus einer aktiven Vorlage buchen.
- Muss eine Vorlage Teilnehmende und Zeiten enthalten?
- Nein. Teilnehmende und Zeiten sind optional. Sie können einen Aufbau ohne Teilnehmende speichern und diese erst bei der Buchung wählen.
- Kann ich nach Auswahl der Vorlage noch etwas ändern?
- Ja. Die Vorlage öffnet denselben Buchungsassistenten wie ein normales Meeting; Teilnehmende, Zeit, Dauer, Erinnerungen und Texte sind vor dem Versand änderbar.
- Kann eine Vorlage einen Serientermin enthalten?
- Ja. Eine Vorlage kann eine komplette Serie enthalten, sodass Intervall, Endbedingung und Pausen beim Buchen übernommen werden.
- Können wir die Vorlagen organisieren?
- Ja. Die Organisation legt eigene Kategorien an und kann Vorlagen deaktivieren, die nicht mehr wählbar sein sollen, ohne die Historie zu verlieren.
Das Standardmeeting in Sekunden buchen
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