Gruppenumfrage, die den Termin für Sie bucht
Wenn viele einen Termin finden müssen, reicht ein Buchungslink nicht aus. Senden Sie eine Terminanfrage mit mehreren Vorschlägen – die Teilnehmenden antworten, und der Termin wird automatisch bestätigt.
Was eine Gruppenabstimmung leistet, was ein Buchungslink nicht kann
Ein Buchungslink funktioniert, wenn eine Person bei einer anderen bucht. Sollen fünf Personen aus zwei Organisationen zusammenkommen, muss jemand alle Kalender abgleichen. Eine Gruppenabstimmung dreht den Ablauf um: Sie schlagen mehrere Zeiten vor, die Teilnehmenden markieren die passenden.
In MeetSync® wird die Verfügbarkeit interner Teilnehmender aus deren verbundenen Kalendern gelesen, sodass die Vorschläge von Anfang an auf echten Lücken beruhen. Externe antworten über einen Link in der E-Mail ohne Konto, und Sie sehen den Stand in Echtzeit.
Sobald genügend Antworten vorliegen, wird der früheste Termin bestätigt, der allen erforderlichen Teilnehmenden passt. Die Kalendereinladung geht raus, ein Videolink wird erstellt und die übrigen Vorschläge werden freigegeben – ganz ohne manuelle Auswertung.
Was den Unterschied macht
Interne Antworten aus dem Kalender
Die Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen kann automatisch berechnet werden, sodass nur externe Personen antworten müssen.
Externe antworten ohne Konto
Teilnehmende außerhalb der Organisation antworten über einen Link in der E-Mail.
Automatische Bestätigung
Sobald alle nötigen Antworten vorliegen, wird der früheste gemeinsame Termin gebucht und die Einladung versendet.
Vorläufige Termine
Vorgeschlagene Termine können als Platzhalter im Kalender gehalten werden, bis der Termin bestätigt ist.
So funktioniert es
- 1
Teilnehmende auswählen
Fügen Sie Kolleginnen, Kollegen, Gruppen und externe E-Mail-Adressen hinzu.
- 2
Termine vorschlagen
Das System schlägt Zeiten vor, an denen interne Teilnehmende frei sind; passen Sie diese frei an.
- 3
Antworten entscheiden lassen
Die Teilnehmenden antworten, Sie sehen den Stand in Echtzeit, und der Termin wird bestätigt, sobald es passt.
Wann eine Gruppenabstimmung das richtige Mittel ist
Termine über Organisationsgrenzen hinweg
Vergabegespräche, Lenkungsausschüsse und Lieferantenrunden, bei denen die Teilnehmenden in verschiedenen Systemen arbeiten und keine gegenseitige Kalendereinsicht haben.
Interne Termine mit vielen Beteiligten
Wenn die ganze Projektgruppe dabei sein soll, wird die Verfügbarkeit der Kolleginnen und Kollegen automatisch berechnet; antworten müssen nur Personen ohne Kalenderverbindung.
Termine mit optionalen Teilnehmenden
Markieren Sie, wer erforderlich und wer optional ist. Der Termin kann bestätigt werden, sobald die erforderlichen Personen können – auch wenn eine optionale verhindert ist.
Häufige Fragen
- Was passiert, wenn keine Zeit für alle passt?
- Sie können neue Vorschläge hinzufügen oder einen Termin manuell mit denen bestätigen, die können.
- Können Teilnehmende eine andere Zeit vorschlagen?
- Ja. Ein Vorschlag für eine neue Zeit wird erfasst und kann angenommen werden, worauf die Einladung aktualisiert wird.
- Werden Erinnerungen versendet?
- Ja. Teilnehmende, die noch nicht geantwortet haben, können automatisch erinnert werden.
- Können Teilnehmende eine eigene Zeit vorschlagen?
- Ja. Teilnehmende können einen anderen Termin vorschlagen. Nehmen Sie ihn an, wird das Meeting umgebucht und eine aktualisierte Kalendereinladung an alle verschickt.
- Werden die vorgeschlagenen Zeiten währenddessen blockiert?
- Vorgeschlagene Zeiten können als vorläufige Platzhalter im Kalender stehen, damit niemand eine Zeit überbucht, die kurz vor der Bestätigung steht.
- In welcher Sprache wird die Anfrage versendet?
- Die Sprache wählen Sie beim Erstellen der Terminanfrage und können sie ändern, solange die Abstimmung offen ist. E-Mails und Kalendereinladung folgen dieser Wahl.
Schluss mit der Terminsuche
Erstellen Sie ein Konto und senden Sie Ihre erste Terminanfrage.