Des modèles pour les réunions que vous planifiez sans cesse
Des entreprises différentes. Des agendas différents. Une seule réunion.
Réunions de lancement, revues trimestrielles et entretiens se ressemblent à chaque fois. Avec les modèles de réunion, l'organisation enregistre la configuration une fois – participants, durée, rappels et éventuelle série – et toute personne autorisée peut partir du modèle.
Pourquoi les modèles de réunion font gagner du temps
La plupart des organisations planifient sans cesse le même type de réunion : lancement client, point hebdomadaire, entretien, revue trimestrielle. À chaque fois, les mêmes informations sont ressaisies et de petites différences apparaissent.
Un modèle fige la configuration une fois. Le propriétaire ou un copropriétaire enregistre le type de réunion avec la bonne durée, les participants, les rappels et une éventuelle série, et le classe dans une catégorie. Une réunion existante peut être enregistrée comme modèle et modifiée avant.
Lors de la planification, l'assistant habituel s'ouvre avec tout prérempli. Rien n'est verrouillé : participants, horaire et textes peuvent changer avant l'envoi. Le résultat : des réunions homogènes sans perdre en souplesse.
Ce qu'un modèle peut contenir
Paramètres de réunion prêts
Titre, description, durée, lieu ou visioconférence et rappels sont enregistrés dans le modèle.
Participants facultatifs
Un modèle peut inclure des participants internes et des invités externes – ou rester vide et être complété au moment de la réservation.
Récurrence incluse
Un modèle peut contenir une série complète, avec intervalle et condition de fin.
Catégories, actif ou désactivé
L'organisation crée ses propres catégories et peut désactiver un modèle sans le supprimer.
Comment faire
- 1
Créer le modèle
Les propriétaires et copropriétaires créent des modèles dans l'administration, ou enregistrent une réunion existante comme modèle et la modifient avant.
- 2
Choisir un modèle
S'il existe des modèles actifs, vous choisissez entre À partir d'un modèle et Nouvelle réunion lors du clic sur Planifier une réunion.
- 3
Ajuster et envoyer
Le modèle remplit l'assistant. Tous les champs, horaires et participants restent modifiables avant l'envoi.
Modèles courants
Lancement avec un nouveau client
Durée fixe, responsable de compte et technicien comme participants, rappel la veille.
Entretien de recrutement
La même configuration pour chaque candidat, avec les bons intervieweurs et le candidat en participant externe.
Revue trimestrielle
Un modèle avec série trimestrielle prête, pour planifier l'année entière en une étape.
Questions fréquentes
- Qu'est-ce qu'un modèle de réunion dans MeetSync® ?
- Un modèle de réunion est une configuration enregistrée – titre, durée, rappels, participants et éventuelle série – utilisée comme point de départ pour une nouvelle réunion.
- Qui peut créer et modifier les modèles ?
- Le propriétaire et les copropriétaires de l'organisation créent, mettent à jour, désactivent et suppriment les modèles. Toute personne autorisée à créer des réunions peut utiliser un modèle actif.
- Un modèle doit-il contenir participants et horaires ?
- Non. Ils sont facultatifs. Vous pouvez enregistrer une configuration sans participants et les choisir au moment de planifier.
- Puis-je modifier après avoir choisi un modèle ?
- Oui. Le modèle ouvre le même assistant qu'une réunion normale ; participants, horaire, durée, rappels et textes sont modifiables avant l'envoi.
- Un modèle peut-il contenir une réunion récurrente ?
- Oui. Le modèle peut contenir une série complète, avec intervalle, condition de fin et pauses.
- Peut-on organiser les modèles ?
- Oui. L'organisation crée ses propres catégories et peut désactiver les modèles qui ne doivent plus être sélectionnables, sans perdre l'historique.
Planifiez la réunion standard en quelques secondes
Créez un compte, enregistrez vos réunions les plus courantes comme modèles et laissez l'équipe les utiliser.