Un sondage de groupe qui réserve la réunion pour vous
Quand beaucoup de monde doit trouver un créneau, un simple lien de réservation ne suffit pas. Envoyez une demande de réunion avec plusieurs propositions : les participants répondent et la réunion est confirmée automatiquement.
Ce qu’un sondage de groupe apporte de plus qu’un lien de réservation
Un lien de réservation convient quand une personne réserve chez une autre. Dès que cinq personnes de deux organisations doivent se réunir, quelqu’un doit croiser tous les agendas. Le sondage de groupe inverse la logique : vous proposez plusieurs créneaux et chacun indique ceux qui conviennent.
Dans MeetSync®, la disponibilité des participants internes provient de leurs agendas connectés : les propositions reposent donc sur de vrais créneaux libres. Les externes répondent via un lien dans l’e-mail, sans créer de compte, et vous suivez les réponses en temps réel.
Dès que les réponses nécessaires sont réunies, le premier créneau qui convient à tous les participants requis est confirmé automatiquement. L’invitation d’agenda part, le lien de visio est créé et les autres propositions sont libérées, sans dépouillement manuel.
Ce qui fait la différence
Les réponses internes viennent de l'agenda
La disponibilité des collègues peut être calculée automatiquement, si bien que seuls les externes doivent répondre.
Les externes répondent sans compte
Les participants hors de l'organisation répondent via un lien reçu par e-mail.
Confirmation automatique
Dès que toutes les réponses nécessaires sont réunies, le premier créneau commun est réservé et l'invitation est envoyée.
Créneaux provisoires
Les créneaux proposés peuvent être conservés comme réservations provisoires dans l'agenda jusqu'à confirmation de la réunion.
Comment ça fonctionne
- 1
Choisir les participants
Ajoutez collègues, groupes et adresses e-mail externes.
- 2
Proposer des créneaux
Le système propose des créneaux où les participants internes sont disponibles ; ajustez-les librement.
- 3
Laisser les réponses décider
Les participants répondent, vous suivez l'avancement en temps réel, et la réunion est confirmée dès que c'est possible.
Quand le sondage de groupe s’impose
Réunions entre organisations
Réunions d’achat, comités de pilotage et revues fournisseurs, où les participants travaillent dans des systèmes différents et ne voient pas les agendas des autres.
Réunions internes nombreuses
Quand toute l’équipe projet doit être présente, la disponibilité des collègues est calculée automatiquement ; seuls ceux sans agenda connecté doivent répondre.
Réunions avec participants facultatifs
Indiquez qui est requis et qui est facultatif. La réunion peut être confirmée dès que les personnes requises sont disponibles, même si un participant facultatif ne l’est pas.
Questions fréquentes
- Que se passe-t-il si aucun créneau ne convient à tous ?
- Vous pouvez ajouter de nouvelles propositions ou confirmer manuellement un créneau avec les personnes disponibles.
- Les participants peuvent-ils proposer un autre créneau ?
- Oui. Les propositions de nouveaux créneaux sont prises en compte et peuvent être acceptées, ce qui met à jour l'invitation.
- Des rappels sont-ils envoyés ?
- Oui. Les participants n'ayant pas répondu peuvent être relancés automatiquement.
- Un participant peut-il proposer un autre créneau ?
- Oui. Un participant peut proposer une autre heure ; si vous l’acceptez, la réunion est replanifiée et une invitation mise à jour est envoyée à tous.
- Les créneaux proposés sont-ils bloqués pendant le vote ?
- Les créneaux proposés peuvent être maintenus comme réservations provisoires dans l’agenda, afin qu’un collègue ne prenne pas une heure sur le point d’être confirmée.
- Dans quelle langue la demande est-elle envoyée ?
- Vous choisissez la langue à la création de la demande et pouvez la modifier tant que le vote est ouvert. Les e-mails et l’invitation suivent ce choix.
Arrêtez de chasser les créneaux
Créez un compte et envoyez votre première demande de réunion.