Des rappels automatiques avant la réunion
Les rendez-vous manqués coûtent du temps. MeetSync® envoie des rappels automatiquement à tous les participants, qu'ils aient réservé via un lien ou répondu à une demande de réunion.
Pourquoi les rappels automatiques réduisent les absences
La plupart des absences ne traduisent pas un désintérêt : la réunion a été réservée longtemps à l’avance, puis oubliée. Un rappel envoyé au bon moment – la veille et juste avant le début – fait la différence entre une réunion tenue et un créneau perdu.
MeetSync® envoie les rappels à votre place. Vous en définissez jusqu’à trois par réunion, de cinq minutes à 48 heures avant le début, et les mêmes réglages s’appliquent aux agendas de réservation comme aux demandes de réunion.
Le rappel atteint tous les participants, y compris les externes ayant réservé sans compte, et indique l’heure, la durée et le lien de visio. En cas de replanification, les échéances sont recalculées sur la nouvelle heure de début.
Ce que vous pouvez configurer
Jusqu'à trois rappels
Choisissez des délais allant de cinq minutes à 48 heures avant la réunion.
Valable pour les deux flux
Les mêmes paramètres peuvent être utilisés pour les agendas de réservation et les demandes de réunion.
Internes et externes
Les rappels sont envoyés à tous les participants, même ceux qui n'ont pas de compte.
Dans la bonne langue
Les envois suivent la langue de la réunion ou celle choisie par la personne qui réserve.
Comment faire
- 1
Activer dans les paramètres
Activez les rappels dans les paramètres de l'agenda de réunion ou lors de la création d'une demande de réunion.
- 2
Choisir les délais
Ajoutez un, deux ou trois rappels avant le début de la réunion.
- 3
Suivre les envois
Les envois sont enregistrés afin que vous puissiez vérifier qu'ils sont bien arrivés.
Configurations courantes
Rendez-vous clients et démos
Un rappel 24 heures avant laisse le temps de replanifier plutôt que d’annuler, et un rappel 10 minutes avant fait rejoindre la réunion à l’heure.
Entretiens et recrutement
Les candidats réservent souvent très tôt. Deux rappels – 48 heures et une heure avant – limitent les annulations tardives et les créneaux perdus.
Réunions en ligne à nombreux participants
Un rappel juste avant le début, avec le lien de visio, permet de commencer à l’heure au lieu d’attendre les retardataires.
Questions fréquentes
- Les rappels sont-ils inclus dans tous les abonnements ?
- Les rappels sont inclus par défaut dans Pro+. Consultez la page tarifs pour connaître ce qui est inclus dans chaque abonnement.
- Les participants peuvent-ils se désinscrire ?
- Les envois de MeetSync® indiquent comment se désinscrire des envois non essentiels.
- Des rappels sont-ils envoyés en cas de report ?
- Oui. Les délais sont recalculés en fonction du nouveau créneau de réunion.
- Quel fuseau horaire figure dans le rappel ?
- L’heure s’affiche dans le fuseau du destinataire lorsqu’il est connu, sinon dans celui de la réunion. Le fuseau est toujours précisé dans le message.
- Des rappels partent-ils pour une réunion annulée ?
- Non. Si la réunion est annulée, les rappels à venir sont arrêtés et les participants reçoivent une confirmation d’annulation.
- Puis-je vérifier qu’un rappel a été envoyé ?
- Oui. Les envois sont journalisés par réunion et par participant : vous pouvez contrôler ce qui est parti et à quel moment.
Réduisez le nombre de rendez-vous manqués
Créez un compte et activez les rappels pour vos réunions.