Des réunions récurrentes fidèles à la réalité
Des entreprises différentes. Des agendas différents. Une seule réunion.
Points hebdomadaires, revues mensuelles et conseils d'administration se planifient une seule fois dans MeetSync® puis se poursuivent seuls. Vous choisissez l'intervalle et la fin de la série, ajoutez des pauses pour les congés et pouvez modifier ou annuler une occurrence sans toucher au reste.
Comment fonctionnent les réunions récurrentes dans MeetSync®
Une réunion récurrente dans MeetSync® est une série : une réunion et une règle indiquant à quelle fréquence elle se répète et quand elle s'arrête. Au lieu de planifier douze réunions, vous en planifiez une et le système crée les occurrences et les tient à jour dans tous les agendas connectés.
La série peut se terminer après un nombre d'occurrences, à une date, ou rester continue. Les séries continues avancent automatiquement afin que les participants aient toujours les prochaines occurrences dans leur agenda. Vous pouvez à tout moment prolonger, raccourcir ou terminer la série.
La réalité comporte des exceptions. Vous pouvez donc ajouter des pauses pour les congés et modifier ou annuler des occurrences isolées. La modification ne concerne que cette occurrence ; le reste de la série se poursuit et les participants sont informés de ce changement précis.
Ce que vous pouvez configurer
Intervalle libre
Chaque semaine, une semaine sur deux, chaque mois, chaque trimestre ou un intervalle personnalisé.
Nombre, date de fin ou série continue
Terminez la série après un nombre d'occurrences, à une date précise, ou laissez-la se poursuivre.
Pauses pour congés et périodes fermées
Ajoutez une ou plusieurs pauses, par exemple en juillet, et choisissez si elles se répètent chaque année.
Modifier une occurrence sans casser la série
Reporter, annuler ou modifier le contenu d'une occurrence – le reste de la série reste inchangé.
Comment faire
- 1
Choisir récurrent à l'étape des créneaux
Lors de la création de la réunion, indiquez qu'elle est récurrente pour ouvrir les paramètres de série.
- 2
Définir intervalle, fin et pauses
Indiquez la fréquence, la façon dont la série se termine et les périodes à ignorer.
- 3
Suivre la série dans la vue d'ensemble
La série apparaît comme une seule réunion, triée sur la prochaine occurrence et clairement marquée comme récurrente.
Configurations courantes
Réunion d'équipe hebdomadaire
Un rendez-vous fixe chaque semaine avec une pause pendant les congés, pour éviter des réunions sans participants.
Revue mensuelle client
Une série mensuelle de douze occurrences où une réunion peut être déplacée sans déplacer les autres.
Conseils et comités de direction
Une série trimestrielle qui se poursuit d'année en année, avec pause estivale répétée et prolongation anticipée.
Questions fréquentes
- Comment créer une réunion récurrente dans MeetSync® ?
- Créez la réunion normalement et choisissez Récurrente à l'étape des propositions de créneaux. Un assistant permet de définir l'intervalle, la fin de la série et les pauses avant l'envoi.
- Quels intervalles sont pris en charge ?
- Hebdomadaire, toutes les deux semaines, mensuel, trimestriel et intervalles personnalisés. Les séries mensuelles suivent une date ou un jour de la semaine.
- Une série peut-elle être sans date de fin ?
- Oui. Une série continue existe jusqu'à ce que vous y mettiez fin ; les occurrences à venir sont maintenues environ douze mois à l'avance dans les agendas.
- Puis-je mettre la série en pause l'été ?
- Oui. Ajoutez une pause avec une date de début et de fin ; pour les séries continues, elle peut se répéter chaque année.
- Puis-je reporter ou annuler une seule occurrence ?
- Oui. Une occurrence peut être déplacée, annulée ou recevoir un nouveau titre et une nouvelle description. La modification est synchronisée comme exception de la série, les autres occurrences restent.
- Comment sont gérés l'heure d'été et les fuseaux horaires ?
- Les occurrences sont calculées dans le fuseau de la réunion : une série à 09:00 reste à 09:00 après le changement d'heure. Chaque participant voit l'heure dans son propre agenda et fuseau.
Arrêtez de replanifier la même réunion chaque mois
Créez un compte et configurez votre première série de réunions avec pauses et condition de fin.