Reuniones periódicas que se ajustan a la realidad
Empresas distintas. Calendarios distintos. Una reunión.
Las reuniones semanales, los seguimientos mensuales y los consejos se programan una vez en MeetSync® y después continúan solos. Eliges el intervalo y cómo termina la serie, añades pausas para vacaciones y puedes cambiar o cancelar una ocurrencia sin tocar el resto.
Cómo funcionan las reuniones periódicas en MeetSync®
Una reunión periódica en MeetSync® es una serie: una reunión y una regla sobre con qué frecuencia se repite y cuándo termina. En vez de programar doce reuniones programas una, y el sistema crea las ocurrencias y las mantiene actualizadas en todos los calendarios conectados.
La serie puede terminar tras un número de ocurrencias, en una fecha o quedar abierta. Las series abiertas avanzan automáticamente para que los participantes siempre tengan próximas ocurrencias en su calendario. Puedes ampliar, acortar o finalizar la serie cuando quieras.
La realidad tiene excepciones. Por eso puedes añadir pausas para vacaciones y semanas cerradas, y cambiar o cancelar ocurrencias concretas. El cambio afecta solo a esa ocurrencia; el resto continúa y los participantes reciben aviso de ese cambio.
Qué puedes configurar
Cualquier intervalo
Cada semana, cada dos semanas, mensual, trimestral o un intervalo propio.
Número, fecha de fin o serie abierta
Termina la serie tras un número de ocurrencias, en una fecha concreta o déjala abierta.
Pausas para vacaciones y periodos cerrados
Añade una o varias pausas, por ejemplo julio, y elige si se repiten cada año.
Cambia una ocurrencia sin romper la serie
Reprograma, cancela o edita el contenido de una ocurrencia: el resto de la serie no cambia.
Cómo se hace
- 1
Elige periódica en el paso de horarios
Al crear la reunión marca que es periódica y se abrirán los ajustes de la serie.
- 2
Define intervalo, fin y pausas
Indica con qué frecuencia se celebra, cómo termina la serie y qué periodos se omiten.
- 3
Sigue la serie en el listado
La serie aparece como una reunión, ordenada por su próxima ocurrencia y marcada claramente como periódica.
Configuraciones habituales
Reunión semanal de equipo
Una cita fija cada semana con pausa en vacaciones, para no llenar el calendario de reuniones sin asistentes.
Seguimiento mensual con cliente
Una serie mensual de doce ocurrencias donde una reunión puede moverse sin mover las demás.
Consejos y comités de dirección
Una serie trimestral que continúa año tras año, con pausa de verano repetida y opción de ampliarla por adelantado.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo creo una reunión periódica en MeetSync®?
- Crea la reunión como siempre y elige Periódica en el paso de propuestas de horario. Se abre un asistente donde defines intervalo, fin y pausas antes de enviarla.
- ¿Qué intervalos se admiten?
- Semanal, quincenal, mensual, trimestral e intervalos propios. Las series mensuales pueden seguir una fecha o un día de la semana.
- ¿Puede una serie no tener fecha de fin?
- Sí. Una serie abierta continúa hasta que la finalices y las próximas ocurrencias se mantienen unos doce meses por delante en los calendarios.
- ¿Puedo pausar la serie en verano?
- Sí. Añade una pausa con fecha de inicio y fin y, en series abiertas, puedes repetirla cada año.
- ¿Puedo reprogramar o cancelar una sola ocurrencia?
- Sí. Una ocurrencia puede moverse, cancelarse o recibir otro título y descripción. El cambio se sincroniza como excepción de la serie y el resto se mantiene.
- ¿Cómo se gestionan el horario de verano y las zonas horarias?
- Las ocurrencias se calculan en la zona horaria de la reunión, así que una serie a las 09:00 sigue a las 09:00 tras el cambio de hora. Cada participante ve la hora en su calendario y zona.
Deja de reprogramar la misma reunión cada mes
Crea una cuenta y configura tu primera serie de reuniones con pausas y la condición de fin adecuada.