Una encuesta de grupo que reserva la reunión por ti
Cuando muchas personas deben encontrar un horario, un enlace de reserva no basta. Envía una solicitud de reunión con varias propuestas: los participantes responden y la reunión se confirma automáticamente.
Qué aporta una votación de grupo frente a un enlace de reserva
Un enlace de reserva sirve cuando una persona reserva con otra. Si tienen que reunirse cinco personas de dos organizaciones, alguien debe cruzar todos los calendarios. La votación de grupo invierte el flujo: propones varias horas y los participantes marcan las que les sirven.
En MeetSync®, la disponibilidad de los participantes internos se lee de sus calendarios conectados, así que las propuestas parten de huecos reales. Los externos responden con un enlace del correo, sin crear cuenta, y tú ves el estado de las respuestas en tiempo real.
Cuando hay respuestas suficientes se confirma automáticamente la hora más temprana que sirve a todos los participantes obligatorios. Se envía la invitación de calendario, se crea el enlace de vídeo y se liberan las demás propuestas, sin recuentos manuales.
Qué la diferencia
Las respuestas internas se toman del calendario
La disponibilidad de los compañeros puede calcularse automáticamente, de modo que solo los externos necesitan responder.
Los externos responden sin cuenta
Los participantes de fuera de la organización responden a través del enlace del correo.
Confirmación automática
Cuando llegan todas las respuestas necesarias, se reserva el horario común más próximo y se envía la invitación.
Horarios provisionales
Los horarios propuestos pueden mantenerse como marcadores de posición en el calendario hasta que la reunión se confirme.
Así funciona
- 1
Elige a los participantes
Añade compañeros, grupos y direcciones de correo externas.
- 2
Propón horarios
El sistema sugiere horarios en los que los participantes internos están libres; puedes ajustarlos libremente.
- 3
Deja que las respuestas decidan
Los participantes responden, tú ves el estado en tiempo real y la reunión se confirma cuando encaja.
Cuándo la votación de grupo es la herramienta adecuada
Reuniones entre organizaciones
Reuniones de compras, comités de dirección y revisiones con proveedores, donde los participantes usan sistemas distintos y no ven los calendarios ajenos.
Reuniones internas con muchos asistentes
Si debe asistir todo el equipo de proyecto, la disponibilidad de los compañeros se calcula sola; solo responden quienes no tienen calendario conectado.
Reuniones con asistentes opcionales
Marca quién es obligatorio y quién opcional. La reunión puede confirmarse en cuanto puedan los obligatorios, aunque un asistente opcional esté ocupado.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué pasa si ningún horario funciona para todos?
- Puedes añadir nuevas propuestas o confirmar manualmente un horario con quienes sí puedan.
- ¿Pueden los participantes proponer otro horario?
- Sí. Las propuestas de nuevo horario se recogen y pueden aceptarse, actualizándose entonces la invitación.
- ¿Se envían recordatorios?
- Sí. A los participantes que no hayan respondido se les puede recordar automáticamente.
- ¿Puede un participante proponer otra hora?
- Sí. Un participante puede proponer otra hora y, al aceptarla, la reunión se reprograma y se envía una invitación de calendario actualizada a todos.
- ¿Se bloquean las horas propuestas durante la votación?
- Las horas propuestas pueden mantenerse como reservas provisionales en el calendario, para que nadie ocupe un hueco que está a punto de confirmarse.
- ¿En qué idioma se envía la solicitud?
- Eliges el idioma al crear la solicitud de reunión y puedes cambiarlo mientras la votación siga abierta. Los correos y la invitación siguen esa elección.
Deja de perseguir horarios
Crea una cuenta y envía tu primera solicitud de reunión.