Återkommande möten som följer verkligheten
Olika företag. Olika kalendrar. Ett möte.
Veckomöten, månadsavstämningar och styrelsemöten bokas en gång i MeetSync® och fortsätter sedan av sig själva. Du väljer intervall och slutvillkor, lägger in pauser för semester och kan ändra eller ställa in ett enskilt tillfälle utan att röra resten av serien.
Så fungerar återkommande möten i MeetSync®
Ett återkommande möte i MeetSync® är en serie: ett möte med en regel för hur ofta det upprepas och när det ska sluta. I stället för att boka tolv separata möten bokar du ett, och systemet skapar tillfällena åt dig och håller dem uppdaterade i alla kopplade kalendrar.
Serien kan avslutas efter ett bestämt antal tillfällen, vid ett slutdatum, eller löpa utan slut. Löpande serier hålls rullande framåt, så deltagarna alltid har kommande tillfällen i sin kalender utan att du behöver förlänga manuellt. Du kan när som helst gå in och förlänga, förkorta eller avsluta serien.
Verkligheten innehåller undantag. Därför kan du lägga in pauser för semesterperioder och stängda veckor, och ändra eller ställa in enskilda tillfällen. Ändringen gäller bara det tillfället, medan resten av serien fortsätter som planerat och deltagarna får besked om just den förändringen.
Vad du kan ställa in
Valfritt intervall
Varje vecka, varannan vecka, månadsvis, kvartalsvis eller ett eget intervall som du anger själv.
Antal gånger, slutdatum eller löpande
Avsluta serien efter ett bestämt antal tillfällen, vid ett datum, eller låt den löpa tills vidare.
Pauser för semester och stängda perioder
Lägg in en eller flera pauser, till exempel juli, och välj om pausen ska upprepas varje år.
Ändra ett tillfälle utan att bryta serien
Boka om, avboka eller ändra innehållet i ett enskilt tillfälle – resten av serien påverkas inte.
Så gör du
- 1
Välj återkommande i tidsförslagssteget
När du skapar mötet markerar du att det ska vara återkommande, så öppnas inställningarna för serien.
- 2
Ställ in intervall, slut och pauser
Ange hur ofta mötet ska hållas, hur serien ska avslutas och eventuella perioder som ska hoppas över.
- 3
Följ serien i översikten
Serien visas som ett möte i bokningslistan, sorterat efter nästa tillfälle och tydligt markerat som återkommande.
Vanliga upplägg
Veckomöten i teamet
Ett stående möte varje vecka med paus över semesterperioden, så att kalendern inte fylls av möten ingen är på plats för.
Månadsavstämningar med kund
En månadsserie med tolv tillfällen och möjlighet att flytta ett enskilt möte när kunden inte kan, utan att resten flyttas.
Styrelse- och ledningsmöten
En kvartalsserie som löper vidare år efter år, med årligen upprepad sommarpaus och möjlighet att förlänga serien i förväg.
Vanliga frågor
- Hur skapar jag ett återkommande möte i MeetSync®?
- Du skapar mötet som vanligt och väljer Återkommande i steget för tidsförslag. Då öppnas en guide där du anger intervall, slutvillkor och eventuella pauser innan mötet skickas ut.
- Vilka intervall stöds?
- Varje vecka, varannan vecka, varje månad, varje kvartal och eget intervall. Månadsserier kan följa datum eller veckodag i månaden.
- Kan en serie löpa utan slutdatum?
- Ja. En löpande serie fortsätter tills du avslutar den, och kommande tillfällen hålls rullande cirka tolv månader framåt i deltagarnas kalendrar.
- Kan jag pausa serien över sommaren?
- Ja. Du lägger in en paus med start- och slutdatum, och för löpande serier kan du välja att samma paus ska upprepas varje år.
- Kan jag boka om eller avboka ett enskilt tillfälle?
- Ja. Ett enskilt tillfälle kan flyttas, ställas in eller få ny titel och beskrivning. Ändringen synkas till deltagarnas kalendrar som ett undantag i serien, medan övriga tillfällen ligger kvar.
- Hur hanteras sommartid och deltagare i olika tidszoner?
- Tillfällena beräknas mot mötets tidszon, så en serie som ligger 09:00 ligger kvar 09:00 även efter omställning till och från sommartid. Varje deltagare ser tiden i sin egen kalender och tidszon.
Sluta boka om samma möte varje månad
Skapa ett konto och lägg upp din första mötesserie med pauser och rätt slutvillkor.