Gruppomröstning som bokar mötet åt dig
När många ska hitta en tid räcker inte en bokningslänk. Skicka en mötesförfrågan med flera förslag – deltagarna svarar och mötet bekräftas automatiskt.
Vad en gruppomröstning gör som en bokningslänk inte klarar
En bokningslänk fungerar när en person ska boka tid hos en annan. När fem personer från två organisationer ska mötas räcker det inte – någon måste väga ihop allas kalendrar. En gruppomröstning vänder på flödet: du föreslår ett antal tider och deltagarna markerar vilka som fungerar.
I MeetSync® hämtas interna deltagares tillgänglighet från deras kopplade kalendrar, så förslagen bygger på verkliga luckor redan från start. Externa deltagare svarar via en länk i mejlet utan att skapa konto, och du ser svarsläget uppdateras i realtid.
När tillräckligt många svar finns bekräftas den tidigaste tid som fungerar för alla nödvändiga deltagare automatiskt. Kalenderinbjudan skickas ut, eventuell videolänk skapas och övriga förslag släpps – utan att du behöver sammanställa något manuellt.
Vad som skiljer
Interna svar hämtas från kalendern
Kollegors tillgänglighet kan räknas fram automatiskt, så bara externa behöver svara.
Externa svarar utan konto
Deltagare utanför organisationen svarar via länk i mejlet.
Automatisk bekräftelse
När alla nödvändiga svar finns bokas den tidigaste gemensamma tiden och inbjudan skickas.
Preliminära tider
Föreslagna tider kan hållas som platshållare i kalendern tills mötet är bekräftat.
Så fungerar det
- 1
Välj deltagare
Lägg till kollegor, grupper och externa e-postadresser.
- 2
Föreslå tider
Systemet föreslår tider där interna deltagare är lediga; justera fritt.
- 3
Låt svaren avgöra
Deltagarna svarar, du ser läget i realtid och mötet bekräftas när det går ihop.
När gruppomröstning är rätt verktyg
Möten med flera organisationer
Upphandlingsmöten, styrgrupper och leverantörsdialoger där deltagarna sitter i olika system och ingen ser varandras kalendrar.
Interna möten med många deltagare
När hela projektgruppen ska med räknas kollegornas tillgänglighet fram automatiskt, så bara de som saknar kalenderkoppling behöver svara.
Möten där vissa deltagare är valfria
Markera vilka som måste vara med och vilka som är valfria. Mötet kan bekräftas när de nödvändiga kan, även om en valfri deltagare är upptagen.
Vanliga frågor
- Vad händer om ingen tid passar alla?
- Du kan lägga till nya förslag eller bekräfta en tid manuellt med de som kan.
- Kan deltagare föreslå en annan tid?
- Ja. Förslag på ny tid fångas upp och kan accepteras, varpå inbjudan uppdateras.
- Skickas påminnelser?
- Ja. Deltagare som inte svarat kan påminnas automatiskt.
- Kan deltagare föreslå en egen tid?
- Ja. En deltagare kan föreslå en annan tid, och när du accepterar förslaget bokas mötet om och en uppdaterad kalenderinbjudan skickas till alla.
- Blockeras tiderna medan omröstningen pågår?
- Föreslagna tider kan hållas som preliminära platshållare i kalendern, så att en kollega inte bokar bort en tid som är på väg att bekräftas.
- Vilket språk skickas förfrågan på?
- Du väljer språk för mötesförfrågan när du skapar den, och kan byta så länge omröstningen är öppen. Utskick och kalenderinbjudan följer valet.
Sluta jaga tider
Skapa ett konto och skicka din första mötesförfrågan.